AtletiQNet Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. Amaç

Bu politika, Bekir Çelik’e ait şahıs işletmesi olan DTek Global Danışmanlık ve Eğitim Teknolojileri’nin (“AtletiQNet”, “biz”) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verileri işlerken uyduğu kurumsal ilkeleri açıklar.

Bu politika kurumsal ilkeleri ortaya koyar; KVKK’nın 10. maddesi kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine geçmez. İnternet sitesi ziyaretçileri için aydınlatma Ziyaretçi Aydınlatma Metni ile yapılır. AtletiQNet yazılımını kullanan kulüpler, kendi sporcu, veli, antrenör ve çalışanlarına karşı aydınlatma yükümlülüğünü veri sorumlusu olarak ayrıca yerine getirir.

2. Kapsam

Bu politika;

• İnternet sitemiz www.atletiqnet.com üzerinden işlenen kişisel verileri,
• Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimizin yetkilileriyle yürütülen iletişim, teklif ve sözleşme süreçlerinde işlenen kişisel verileri,
• AtletiQNet yazılımı (web paneli ve mobil uygulama) aracılığıyla müşteri kulüpler adına işlenen kişisel verileri

kapsar.

3. Temel veri koruma ilkeleri

KVKK’nın 4. maddesi uyarınca kişisel veriler;

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,
• Doğru ve gerektiğinde güncel,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilerek

işlenir. Ürün geliştirirken de varsayılan olarak yalnızca gerekli verilerin işlenmesini ve rollere göre sınırlı erişimi esas alırız.

4. Veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri

AtletiQNet’in veri sorumlusu olduğu durumlar: İnternet sitesi ziyaretçileri, demo ve bilgi talebinde bulunanlar ile müşteri ve potansiyel müşteri yetkililerine ilişkin, kendi amaçlarımızla işlediğimiz veriler.

AtletiQNet’in veri işleyen olduğu durumlar: Müşteri kulüplerin AtletiQNet yazılımına girdiği veya yazılımı kullanarak oluşturduğu sporcu, veli, antrenör, aidat, antrenman, yoklama, belge, duyuru, iletişim ve analiz verileri. Bu veriler bakımından veri sorumlusu kural olarak ilgili kulüptür; AtletiQNet bu verileri kulübün talimatları doğrultusunda ve hizmeti sunmak amacıyla işler.

Tarafların rolleri her bir işleme faaliyetinde, işleme amaçlarını ve vasıtalarını fiilen kimin belirlediğine göre değerlendirilir. Veri işleme ilişkisinin ayrıntıları, müşteri ile yapılan Veri İşleme Sözleşmesi’nde düzenlenir.

5. Kişisel veri kategorileri

İnternet sitesi ve müşteri ilişkileri

• Kimlik ve iletişim: Ad soyad, e-posta, telefon, temsil edilen kulübün adı.
• Talep ve yazışma: Demo ve bilgi talepleri, e-posta yazışmaları.
• Müşteri işlem bilgileri: Teklif, sözleşme ve faturalama süreçlerine ilişkin bilgiler.
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarih-saat, tarayıcı ve cihaz bilgileri.
• Çerez verileri: Çerez tercihleri; izin verilmesi hâlinde analitik kullanım verileri.

AtletiQNet yazılımında kulüpler adına işlenen veriler

Kulübün kullandığı özelliklere ve girdiği bilgilere bağlı olarak:

• Sporcu bilgileri: Ad soyad, takım ve grup bilgisi, fotoğraf (yüklenmişse) ve kulübün tanımladığı diğer sporcu bilgileri.
• Veli ve antrenör bilgileri: Ad soyad, telefon numarası, sporcuyla veya takımla ilişkisi.
• Aidat ve ödeme bilgileri: Aidat planları, borç, tahsilat ve ödeme durumu.
• Antrenman ve yoklama bilgileri: Antrenman takvimi, katılım, devamsızlık ve izin kayıtları.
• Belge bilgileri: Kulüp tarafından yüklenen belgeler ve geçerlilik tarihleri.
• Duyuru ve iletişim kayıtları: Duyurular, bildirimler ve SMS veya WhatsApp ile gönderilen iletiler.
• Analiz verileri (Analiz Sistemi paketinde): Atletik test sonuçları, gelişim değerlendirmeleri ve bu paket kapsamında tanımlanan özelliklerin kullanımına bağlı olarak test sırasında işlenen görüntü verileri.
• Hesap ve işlem güvenliği: Giriş için kullanılan telefon numarası, doğrulama işlemleri ve sistem kayıtları.

6. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• İnternet sitesini sunmak, güvenliğini sağlamak ve demo ve bilgi taleplerini yanıtlamak,
• Teklif hazırlamak, sözleşme kurmak ve ifa etmek, faturalama ve müşteri desteği sağlamak,
• Müşteri kulüplere AtletiQNet yazılımını sunmak: sporcu ve takım yönetimi, aidat takibi, antrenman takvimi, yoklama, belge takibi, duyuru, bildirim, mesajlaşma, raporlama ve satın alınan pakete göre analiz,
• Hizmetin güvenliğini, sürekliliğini ve hatasız çalışmasını sağlamak,
• Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve hakların korunması için gerekli kayıtları tutmak.

Kulüpler adına işlenen veriler yalnızca kulübün talimatları ve hizmetin sunulması amacıyla işlenir; AtletiQNet’in kendi pazarlama veya reklam amaçları için kullanılmaz.

7. KVKK m. 5 kapsamında veri işleme şartları

Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızasıyla (KVKK m. 5/1) veya KVKK’nın 5/2. maddesinde sayılan şartlardan birinin varlığı hâlinde işlenir:

• (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• (b) Fiilî imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan kişinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
• (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• (d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması.

Her işleme faaliyeti için, bu şartlardan yalnızca o faaliyete gerçekten uygulanabilen şart esas alınır. Bir faaliyet için uygulanabilir başka bir hukuki sebep varken açık rızaya başvurulmaz; açık rızaya dayanılan durumlarda rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle alınır ve geri alınabilir.

8. Özel nitelikli kişisel veriler

Sağlık verileri, KVKK’nın 6. maddesi uyarınca özel nitelikli kişisel veridir. AtletiQNet yazılımındaki belge takibi (ör. sağlık raporları) ile sakatlık ve izin kayıtları gibi özellikler, kulübün kullanımına bağlı olarak sağlık verisi içerebilir.

Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca KVKK’nın 6. maddesinde öngörülen şartlardan birinin varlığı hâlinde ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemler alınarak işlenebilir. Bu verilerin hangi hukuki sebebe dayanılarak işleneceği, veri sorumlusu olan kulüp tarafından somut faaliyete göre ayrıca değerlendirilmelidir. Kulüplerin, faaliyetleri için gerekli olmayan sağlık bilgilerini sisteme girmemesi ve bu verilere erişimi yalnızca yetkili kişilerle sınırlandırması gerekir.

İnternet sitesi üzerinden özel nitelikli kişisel veri talep edilmez.

9. Çocuk sporcuların kişisel verileri

AtletiQNet yazılımı, kulüplerin çocuk sporculara ilişkin verileri işlemesi için kullanılabilir. Çocuk verileri bakımından aşağıdaki ilkeler esas alınır:

• Veri en aza indirme: Yalnızca kulüp faaliyetleri için gerekli veriler işlenmelidir.
• Uygun hukuki dayanak: Her işleme faaliyeti için uygun hukuki sebep, somut faaliyete göre belirlenmelidir.
• Veli ve yasal temsilci süreçleri: Gerektiğinde aydınlatma ve rıza süreçleri veli veya yasal temsilci aracılığıyla yürütülmelidir. Veli onayı, bütün işleme faaliyetleri için otomatik olarak yeterli bir hukuki sebep olarak kabul edilmez.
• Görev esaslı erişim: Erişim, görev ve rol esasına göre sınırlandırılır. Örneğin antrenörler kulübün tahsilat ve gelir bilgilerini görmez; kulüp ödeme takibini kullanıyorsa yalnızca kendi gruplarındaki sporcuların vadesi geçmiş borç tutarını görür. Veliler yalnızca kendi çocuklarına ait bilgilere erişir.
• Amaçla sınırlılık: Çocuk verileri, toplandıkları kulüp faaliyetleriyle ilgisiz amaçlarla kullanılmaz.
• Özel nitelikli veriler: Sağlık bilgileri gibi özel nitelikli veriler için ek hukuki ve teknik değerlendirme yapılmalıdır.
• Otomatik değerlendirmeler: Analiz Sistemi’nin ürettiği yorumlar antrenörün değerlendirmesine yardımcı olmak içindir; sporcu hakkındaki kararlar yetkili kişilerce verilir.

10. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel veriler, KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak ve amaçla sınırlı şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Barındırma, e-posta ve altyapı hizmet sağlayıcıları,
• İçerik dağıtım ağı (CDN) ve güvenlik hizmet sağlayıcıları,
• SMS ve WhatsApp mesaj hizmet sağlayıcıları,
• Mobil uygulama bildirimleri için kullanılan anlık bildirim altyapıları,
• Medya ve dosya depolama hizmet sağlayıcıları,
• İzin verilmesi hâlinde internet sitesi analitik hizmet sağlayıcısı,
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri,
• Hukuki danışmanlar ve denetçiler.

Kulüpler adına işlenen veriler bakımından AtletiQNet’in yararlandığı alt veri işleyenler, Veri İşleme Sözleşmesi’nde düzenlenir.

11. Yurt dışına veri aktarımı

AtletiQNet’in sunucu altyapısı Türkiye’de bulunmaktadır. Ancak bu durum, bütün veri akışlarının Türkiye’de kaldığı anlamına gelmez. İçerik dağıtım ağı, anlık bildirim, mesajlaşma, medya depolama ve analitik gibi üçüncü taraf hizmetlerin sunucuları yurt dışında bulunabilir.

Yurt dışına aktarım, KVKK’nın 9. maddesi ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca; KVKK’nın 5. veya 6. maddesindeki şartlardan birinin varlığına ek olarak, yeterlilik kararı veya uygun güvencelerden (ör. standart sözleşme) biri bulunması ya da kanunda sayılan arızi aktarım hâllerinden birinin gerçekleşmesi durumunda yapılabilir. Hizmet sağlayıcı bazında hangi aktarım aracının kullanıldığı ayrıca değerlendirilir ve kayıt altına alınır.

12. Veri güvenliği

KVKK’nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler alınır. Uygulanan başlıca tedbirler şunlardır:

• İnternet sitesine ve yazılıma bağlantıların HTTPS ile şifrelenmesi,
• Mobil uygulamaya telefon numarasına gönderilen doğrulama koduyla giriş yapılması,
• Rol esaslı yetkilendirme: yönetici, antrenör ve velinin yalnızca kendi rolüne uygun bilgilere erişmesi,
• Kişisel verilere erişimin işin gerektirdiği kişilerle sınırlandırılması,
• İnternet sitesindeki formda kötüye kullanıma karşı bot tuzağı ve gönderim sınırı.

Tedbirler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun Kişisel Veri Güvenliği Rehberi esas alınarak düzenli olarak gözden geçirilir ve ihtiyaç hâlinde güçlendirilir. Veri işleyen olarak işlenen veriler için alınacak tedbirlerin ayrıntıları Veri İşleme Sözleşmesi’nde düzenlenir.

13. Veri ihlallerinin yönetimi

İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin öğrenilmesi hâlinde:

• AtletiQNet’in veri sorumlusu olduğu veriler bakımından, KVKK’nın 12/5. maddesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararı uyarınca durum, öğrenilmesinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurul’a, ilgili kişilere ise makul olan en kısa sürede bildirilir.
• Veri işleyen olarak işlenen veriler bakımından, ihlal veri sorumlusu olan kulübe gecikmeksizin bildirilir ve kulübün yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için gerekli bilgi ve destek sağlanır.

İhlalin etkileri incelenir, tekrarını önleyecek tedbirler alınır ve süreç kayıt altına alınır.

14. Saklama, silme, yok etme ve anonimleştirme

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. İşleme şartları ortadan kalktığında veriler; KVKK’nın 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri kategorilerine göre saklama süreleri, kişisel veri envanteri ve saklama ve imha planı ile belirlenir. Kulüpler adına işlenen verilerin sözleşme sonunda iadesi veya silinmesi, kulübün talimatı ve Veri İşleme Sözleşmesi doğrultusunda yapılır.

15. İlgili kişi başvuruları

İlgili kişiler, KVKK’nın 11. maddesindeki haklarına ilişkin taleplerini, KVKK’nın 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı olarak Akdeniz Üniversitesi Antalya Teknokent Uluğbey Arge 2 No:106 Konyaaltı/Antalya adresine veya tarafımıza daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinden ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile [email protected] adresine iletebilir. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Başvuru usulünün ayrıntıları Ziyaretçi Aydınlatma Metni bölüm 11’de yer alır.

Talep, AtletiQNet’in veri işleyen olarak kulüp adına işlediği verilere ilişkinse, ilgili kişinin öncelikle veri sorumlusu olan kulübe başvurması gerekir. Bu tür bir başvurunun AtletiQNet’e iletilmesi hâlinde başvuru, ilgili kulübe gecikmeksizin yönlendirilir ve kulübe gerekli destek sağlanır.

16. VERBİS yükümlülüğünün değerlendirilmesi

Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğü ve bu yükümlülükten istisna olup olmadığı; işletmenin çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı, ana faaliyet konusu, özel nitelikli kişisel veri işleyip işlemediği ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği istisnalar dikkate alınarak ayrıca değerlendirilir. Bu değerlendirme, söz konusu ölçütlerde değişiklik oldukça yenilenir.

17. Sorumluluklar ve gözden geçirme

Bu politikanın uygulanmasından işletme sahibi Bekir Çelik sorumludur. Politika; mevzuattaki, Kurul kararlarındaki ve AtletiQNet’in hizmetlerindeki değişikliklere göre ve en az yılda bir kez gözden geçirilir.

18. Yürürlük ve güncelleme

Bu politika 25.10.2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir ve www.atletiqnet.com adresinde yayımlanır. Politikada yapılan değişiklikler bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki güncelleme tarihi değiştirilir.